Uitgangssituatie
Wasserij Van Dijk verzorgt de was voor zorginstellingen, hotels en een aantal industriële klanten in de regio. Werkkleding en vlakgoed gingen jarenlang op basis van vaste afspraken en handmatige tellijsten de deur uit. Bij de uitgifte werd per klant geteld, bij retour opnieuw — en het verschil daartussen werd pas zichtbaar wanneer iemand er expliciet naar vroeg.
Die werkwijze functioneerde zolang het volume beperkt bleef. Met de groei van het klantenbestand en het aantal artikelgroepen liep het aantal handmatige registraties echter op, en daarmee ook de kans op verschillen tussen wat geregistreerd stond en wat er werkelijk in omloop was.
De uitdaging
Het ontbrak aan een sluitend beeld van de textielstromen. Er was geen eenduidig antwoord op vragen als: hoeveel sets zijn er op dit moment bij deze klant, wat ligt er in het magazijn, en wat is onderweg? Discussies over ontbrekende kledingstukken werden gevoerd op basis van herinneringen en losse lijsten, niet op basis van gegevens.
Daarnaast kostte het samenstellen van periodieke overzichten onevenredig veel tijd. Medewerkers waren bezig met turven en overtypen in plaats van met de operatie zelf, en fouten in die overdracht waren achteraf nauwelijks te herleiden.
De aanpak
Het traject begon met een intake op de werkvloer: welke artikelgroepen zijn er, welke routes leggen ze af en op welke momenten is registratie logisch zonder het proces te vertragen. Op basis daarvan is gekozen voor UHF RFID-labels in de kledingstukken, met vaste scanpunten op de punten waar textiel het pand in- en uitgaat.
De uitrol is gefaseerd uitgevoerd, te beginnen bij één klantsegment. Zo kon de registratie in de praktijk worden getoetst voordat het volledige assortiment werd voorzien van labels. De registratie is vervolgens gekoppeld aan de bestaande administratie, zodat gegevens op één plek samenkomen en niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
Het resultaat
Textielstromen zijn nu herleidbaar per klant, per artikelgroep en per locatie. Een passage langs een scanpunt legt vast wat er binnenkomt en wat er uitgaat, zonder dat medewerkers daarvoor extra handelingen hoeven te verrichten.
Vragen over vermiste items kunnen daardoor worden beantwoord op basis van registraties in plaats van reconstructie achteraf. Dat heeft geholpen om discussies met klanten te verkorten en geeft de wasserij een onderbouwd beeld van wat er werkelijk in omloop is — een basis waarop verdere optimalisatie van voorraad en inkoop kan worden gebouwd.